Электронная, цифровая, прогрессивная

 

Как бы людям ни хотелось простых решений, отправленный по емейлу файл не превращается в элемент документооборота сам по себе. Так же, кстати, как документ, отправляемый электронно, не обязательно является настоящим документом.

Вернее, всё это хоть и считается внутри компании значимым, но суровый внешний мир с его законами, налоговой и судами может иметь совсем другое мнение.

Тонкая разница между документом и файлом

Электронные письма, таблицы, тексты, сканированные акты и платёжки - это всё не документы. Это файлы. С файлами, разумеется, можно работать, мы делаем это постоянно и каждый день, вот и сейчас вы читаете текст на веб-странице - вполне себе файл. Но не документ. Документом их может сделать электронная подпись - ну и система электронного оборота, конечно, но это и так само собой разумеется.

Всё уже придумано до нас

Надо сказать, никакой прорывной технологии тут нет. Цифровой подписью давным-давно пользуются при распространении программного обеспечения. В конце концов, шанс у обычного пользователя столкнуться с поддельной программой - гораздо выше, чем с поддельными документами.

Подсунуть троян вместо той самой программы, которую вы искали, - любимое дело злоумышленников! Именно электронная подпись помогает понять, чей файл вы собираетесь запустить - международной корпорации или таинственного незнакомца, почему-то предпочитающего оставаться неизвестным.

Необходимые условия

Цифровая подпись позволяет обрести уверенность, что документ был создан тем автором, который и предполагается, и что его с тех пор не изменили, то есть не нарушили целостность. Кроме того, подпись нельзя отозвать - подписант не сможет передумать и сказать, что вовсе ничего не подписывал.

Для юридической ценности подпись, точнее её ключи, нужно создавать сертифицированными средствами. Квалифицированная электронная подпись - это даже не аналог рукописной подписи, это некий комплект подписи и печати. Документ становится юридически значимым по умолчанию.

В общем, в технологиях нет ничего удивительного. Даже государственные органы, при всей их традиционной неповоротливости, уже движутся в будущее. Вот прямо сейчас вы можете зайти в, скажем, личный кабинет сайта ФНС, отправить официальный запрос или даже налоговую декларацию - и никуда ногами идти не нужно, никаких бумажек никто даже не увидит.

Прогресс против инертности

Впрочем, в крупных организациях, особенно государственных, есть один маленький подводный камень. Рядовые сотрудники зачастую не слишком-то разбираются в современных технологиях. Для них "цифровая подпись" - это отсканированная и вырезанная в фотошопе рукописная. Особой мотивации разбираться в том, как это работает, у них тоже нет.

Так что при внедрении подобных технологий крайне важно обратить максимум внимания на пользовательский интерфейс - он должен быть настолько дружелюбным, чтобы в идеале его вообще не замечали. Иначе это может превратиться в профанацию, когда электронный документ распечатывается и начинает ходить по отделам, собирая визы и резолюции, - увы, истории из жизни.

Эффективность ради эффекта

Ладно, госорганы - отдельный вопрос. Больше, чем они, никто не собирает столько запросов от граждан каждый день раз за разом, на которые есть необходимость отвечать и не просто в личной беседе, а юридически значимо. Но зачем же это бизнесу? А бизнес, как всегда, печётся исключительно о деньгах. Не нам их судить.

Посмотрим на цифры:

  • бумажные носители информации стоят денег, и не только сама бумага, но и утилизация, чернила, тонер и т.п.;

  • архив нужно где-то хранить, и даже самое ненужное и неиспользуемое место для бумажных носителей, скорее всего, стоит денег;

  • несмотря ни на что, распечатанные документы в процессе визирования время от времени будут требовать корректировки, а это не только расходы на материалы, но и время сотрудников, которые работают не за идею;

  • доставка документов не происходит автоматически, нужно нанимать курьеров, транспортную компанию, пусть даже оплачивать услуги почты;

  • работа с документами в электронной форме всегда быстрее, чем с бумагой.

 

Ключи от квартиры, где деньги экономятся

Есть, разумеется, и минусы: повышаются затраты на поддержание ИТ-системы. Но в целом всё равно очевидно сокращение затрат. А сокращение затрат - это повышение эффективности бизнес-процессов и сохранённые денежные средства. Иными словами, то, без чего эффективный бизнес не обходится. Мало того - при желании работа с электронными документами может быть организована без личного присутствия, а это значит - сокращение расходов на транспорт, ускорение работы руководителя, которого и так рвут на части командировки, а значит, дополнительная выгода.

В общем, система в целом позитивная как для госорганов, которым нужно работать в контексте взаимодействия с населением, так и для бизнеса, которому нужно расходы сокращать, а доходы - увеличивать.

В чём же подвох? Да, собственно, подвоха и нет. Просто работу нужно организовать правильно, в соответствии с законами РФ и не в ущерб сложившимся бизнес-процессам. Задача сложная, но выполнимая.

 


22 августа 2018г. / Индустрия 4.0
358 | Обсудить в   
Кирилл Кожевников
Автор блога Айти
Кибер-шериф в цифровой Америке: DMCA
Верить нельзя никому. Мне - можно.
Масштаб и экономика кибер-угрозы: можно ли верить цифрам
Инфобезопасность в компании: виновные и ответственные
Кибервор должен сидеть в кибертюрьме
пРи|||лиТЕ БNТкоиh NЛN МbI БYDЕМ пРиCbIлАТb пО 1 БайТу Ва|||иХ ДАННЫХ
Электронные архивы: рукописи не горят, не теряются и экономят время
Где хранить электронный архив: в облаках или под подушкой?
Банкоматы ломают не только кувалдой
Киберподкоп
Интернет чужих вещей
Где самое слабое звено?
Кирку в руки и полезай в шахту: вредоносный майнинг криптовалют
Главный вирус - между стулом и клавиатурой
Свободное плавание СЭД
И дела вести, и бобра спасти
Блокчейн - цепь неслучайностей
Телефоннер, сканертрон и роутербот против офисных сотрудников
Чем свободное ПО лучше, чем проприетарное?
Всевидящее складское око
Вкалывают роботы, счастливы банкиры
Еще по теме
Дао внедрения СУЗ

Дао внедрения СУЗ

Всегда продавайте услуги по внедрению системы управления знаниями (СУЗ) как можно дороже. Гуру говорил: «То, что достается дёшево, не может цениться высоко». Заказчик, который не ставит перед собой цели повысить эффективность и улучшить свой бизнес, не должен тратить деньги на внедрение СУЗ.

18
Робот-гуманитарий

Робот-гуманитарий

Искусственный интеллект и машинное обучение, их возможности и перспективы сегодня не обсуждает только ленивый. Технологии на их базе сегодня применяются во множестве областей: медицине, аналитике, обработке изображений, промышленном производстве, управлении дорожным движением и в беспилотных автомобилях, наконец - в бытовых задачах, с которыми мы сталкиваемся ежедневно и по много раз.

141
Будущее блокчейна в логистике. Мировая колея

Будущее блокчейна в логистике. Мировая колея

Блокчейн-технология идеально подходит для сферы логистики: по крайней мере, так все сейчас выглядит. А что же дальше? Во что может развиться технология? Что от нее ждать? Как помочь этому развитию? Что вообще можно сделать для того, чтобы светлое чейновое будущее наступило в области перевозок быстрее?

228