Электронная, цифровая, прогрессивная

 

Как бы людям ни хотелось простых решений, отправленный по емейлу файл не превращается в элемент документооборота сам по себе. Так же, кстати, как документ, отправляемый электронно, не обязательно является настоящим документом.

Вернее, всё это хоть и считается внутри компании значимым, но суровый внешний мир с его законами, налоговой и судами может иметь совсем другое мнение.

Тонкая разница между документом и файлом

Электронные письма, таблицы, тексты, сканированные акты и платёжки - это всё не документы. Это файлы. С файлами, разумеется, можно работать, мы делаем это постоянно и каждый день, вот и сейчас вы читаете текст на веб-странице - вполне себе файл. Но не документ. Документом их может сделать электронная подпись - ну и система электронного оборота, конечно, но это и так само собой разумеется.

Всё уже придумано до нас

Надо сказать, никакой прорывной технологии тут нет. Цифровой подписью давным-давно пользуются при распространении программного обеспечения. В конце концов, шанс у обычного пользователя столкнуться с поддельной программой - гораздо выше, чем с поддельными документами.

Подсунуть троян вместо той самой программы, которую вы искали, - любимое дело злоумышленников! Именно электронная подпись помогает понять, чей файл вы собираетесь запустить - международной корпорации или таинственного незнакомца, почему-то предпочитающего оставаться неизвестным.

Необходимые условия

Цифровая подпись позволяет обрести уверенность, что документ был создан тем автором, который и предполагается, и что его с тех пор не изменили, то есть не нарушили целостность. Кроме того, подпись нельзя отозвать - подписант не сможет передумать и сказать, что вовсе ничего не подписывал.

Для юридической ценности подпись, точнее её ключи, нужно создавать сертифицированными средствами. Квалифицированная электронная подпись - это даже не аналог рукописной подписи, это некий комплект подписи и печати. Документ становится юридически значимым по умолчанию.

В общем, в технологиях нет ничего удивительного. Даже государственные органы, при всей их традиционной неповоротливости, уже движутся в будущее. Вот прямо сейчас вы можете зайти в, скажем, личный кабинет сайта ФНС, отправить официальный запрос или даже налоговую декларацию - и никуда ногами идти не нужно, никаких бумажек никто даже не увидит.

Прогресс против инертности

Впрочем, в крупных организациях, особенно государственных, есть один маленький подводный камень. Рядовые сотрудники зачастую не слишком-то разбираются в современных технологиях. Для них "цифровая подпись" - это отсканированная и вырезанная в фотошопе рукописная. Особой мотивации разбираться в том, как это работает, у них тоже нет.

Так что при внедрении подобных технологий крайне важно обратить максимум внимания на пользовательский интерфейс - он должен быть настолько дружелюбным, чтобы в идеале его вообще не замечали. Иначе это может превратиться в профанацию, когда электронный документ распечатывается и начинает ходить по отделам, собирая визы и резолюции, - увы, истории из жизни.

Эффективность ради эффекта

Ладно, госорганы - отдельный вопрос. Больше, чем они, никто не собирает столько запросов от граждан каждый день раз за разом, на которые есть необходимость отвечать и не просто в личной беседе, а юридически значимо. Но зачем же это бизнесу? А бизнес, как всегда, печётся исключительно о деньгах. Не нам их судить.

Посмотрим на цифры:

  • бумажные носители информации стоят денег, и не только сама бумага, но и утилизация, чернила, тонер и т.п.;

  • архив нужно где-то хранить, и даже самое ненужное и неиспользуемое место для бумажных носителей, скорее всего, стоит денег;

  • несмотря ни на что, распечатанные документы в процессе визирования время от времени будут требовать корректировки, а это не только расходы на материалы, но и время сотрудников, которые работают не за идею;

  • доставка документов не происходит автоматически, нужно нанимать курьеров, транспортную компанию, пусть даже оплачивать услуги почты;

  • работа с документами в электронной форме всегда быстрее, чем с бумагой.

 

Ключи от квартиры, где деньги экономятся

Есть, разумеется, и минусы: повышаются затраты на поддержание ИТ-системы. Но в целом всё равно очевидно сокращение затрат. А сокращение затрат - это повышение эффективности бизнес-процессов и сохранённые денежные средства. Иными словами, то, без чего эффективный бизнес не обходится. Мало того - при желании работа с электронными документами может быть организована без личного присутствия, а это значит - сокращение расходов на транспорт, ускорение работы руководителя, которого и так рвут на части командировки, а значит, дополнительная выгода.

В общем, система в целом позитивная как для госорганов, которым нужно работать в контексте взаимодействия с населением, так и для бизнеса, которому нужно расходы сокращать, а доходы - увеличивать.

В чём же подвох? Да, собственно, подвоха и нет. Просто работу нужно организовать правильно, в соответствии с законами РФ и не в ущерб сложившимся бизнес-процессам. Задача сложная, но выполнимая.

 


22 августа 2018г. / Индустрия 4.0
394 | Обсудить в   
Кирилл Кожевников
Автор блога Айти
Кибер-шериф в цифровой Америке: DMCA
Верить нельзя никому. Мне - можно.
Масштаб и экономика кибер-угрозы: можно ли верить цифрам
Инфобезопасность в компании: виновные и ответственные
Кибервор должен сидеть в кибертюрьме
пРи|||лиТЕ БNТкоиh NЛN МbI БYDЕМ пРиCbIлАТb пО 1 БайТу Ва|||иХ ДАННЫХ
Электронные архивы: рукописи не горят, не теряются и экономят время
Где хранить электронный архив: в облаках или под подушкой?
Банкоматы ломают не только кувалдой
Киберподкоп
Интернет чужих вещей
Где самое слабое звено?
Кирку в руки и полезай в шахту: вредоносный майнинг криптовалют
Главный вирус - между стулом и клавиатурой
Свободное плавание СЭД
И дела вести, и бобра спасти
Блокчейн - цепь неслучайностей
Телефоннер, сканертрон и роутербот против офисных сотрудников
Чем свободное ПО лучше, чем проприетарное?
Всевидящее складское око
Вкалывают роботы, счастливы банкиры
Еще по теме
Будущее блокчейна в логистике. Мировая колея

Будущее блокчейна в логистике. Мировая колея

Блокчейн-технология идеально подходит для сферы логистики: по крайней мере, так все сейчас выглядит. А что же дальше? Во что может развиться технология? Что от нее ждать? Как помочь этому развитию? Что вообще можно сделать для того, чтобы светлое чейновое будущее наступило в области перевозок быстрее?

270
Программные роботы в деле

Программные роботы в деле

Новая технология для автоматизации бизнес-процессов — RPA (Robotic Process Automation, роботизация бизнес-процессов): для чего и что из себя представляет? В каких случаях лучше использовать робота? Какие наиболее эффективные области применения? Эксперты рассматривают реальный кейс и отвечают на вопросы аудитории

143
Умное такси в умном городе: кто везет и кому везет?

Умное такси в умном городе: кто везет и кому везет?

Везет тем, кто получает легальную лицензию на работу. Традиционные таксопарки в этом отношении могут конкурировать с онлайн-службами, а вот «серые» таксующие граждане выражают активное неприятие онлайн конкурентов

261