Документооборотень: о чем нужно помнить, внедряя СЭД

Электронные документы - это хорошо. Это лучше, чем лоток принтера,  который нужно каждый день опустошать, чтобы писать от руки резолюции. Электронный архив - вообще отлично, можно не забивать бумажками целые комнаты.

Но что делать, если контрагенты упрямо не желают приобщаться к цивилизации и шлют бумажки заказными письмами? А менее продвинутые сотрудники считают, что электронная подпись - это, когда её фотошопишь... На помощь приходят распознавание и потоковый ввод документов.

Почерк сканера

Распознавание документов - весьма узкоспециальная задача. Искажение при печати, помарки, какая-нибудь скрепка, закрывающая часть заголовка, - всё это не замечает наш человеческий мозг, наточенный за тысячи лет на распознавание образов. Но компьютер от такого зависнет в ступоре.

Или буквы, похожие друг на друга, поменяются при распознавании местами. Или начнётся вторжение символов из другого языка, или вообще спецсимволов, потому что “так распозналось”. В общем, компьютер тут находится в сложном и печальном положении посетителя поликлиники, пытающегося разобрать рецепт от врача.

Кириллический символизм

Вдвойне сложной становится эта задача в России. Скажем откровенно - кириллица - это не самый популярный алфавит в мире. Да, по распространенности в интернете русский язык в разных исследованиях занимает то второе, то третье место (соревнуемся с немцами), но языки на основе латиницы распространены как минимум на порядок шире.

Рассчитывать на приоритетное внимание к русскому языку или хотя бы кириллице в целом не приходится. Да что уж там, даже такое модное сейчас распознавание голоса не всегда работает с русским языком - чего уж говорить про более скучные решения.

Таким образом, надеяться на доброго иностранного дядю не приходится - ему выгоднее оттачивать распознавание иных текстов. На помощь приходит отечественная компания ABBYY, занимающаяся далеко не только латиницей. ABBYY FlexiCapture и сама по себе работает неплохо, а с набором дополнительных модулей превращается в спасение для русскоязычных документов.

Не бумажка, а броня

Впрочем, документ мало "просто" (на самом деле - очень сложно) распознать. Положить результат на расшаренный диск или отправить по емейлу - слабая замена бизнес-процессам и уж точно не слишком юридически значимая. Это должно быть элементом системы документооборота или хотя бы электронного архива. Могут быть свои нюансы с финансовыми или техническими документами, но эти нюансы вполне решаемые.

Таким образом, систему ввода и хранения данных и систему распознавания надо подружить с решением от ABBYY или Преферентум. А значит, придется одновременно и хорошо знать внедрённую или внедряемую систему работы с документами и досконально разбираться в распознавании текста. Скажем прямо - вероятность существования и тех, и других специалистов в одной отдельно взятой компании стремится к нулю.

А документы, к тому же, бывают разные, поэтому для них нужны будут разные шаблоны. Можно, конечно, долго и с интересом изобретать велосипед, но долго тестировать его не получится - систему запускать надо, она бизнесу нужна. А продолжать тестировать в продакшне - лучший рецепт катастрофы.

В общем, в данном случае изобретать велосипед не стоит, а стоит искать решение уже с готовыми шаблонами хотя бы для самых основных документов. А то, чего в готовых шаблонах нет, пускай интегратор дорабатывает.

Стоимость выделки овчинки

В общем, ради чего всё затевается? Если вкратце, то документы можно обрабатывать гораздо быстрее, вероятность потери - гораздо ниже, а централизованная бухгалтерия перестаёт подсознательно ассоциироваться с подземельем Мордора: всё попадает туда достаточно быстро даже из филиалов и региональных офисов. Да и вообще, взаимодействие фронт-офиса и бэк-офиса должно быть быстрым в любой клиентоориентированной отрасли - в том же банке, например.

Автоматизация нарастает как снежный ком. Там, где реализован потоковый ввод данных, можно добавить дополнительные сценарии.

Например, приходит счёт-фактура, вводится в систему, распознаётся. Автоматика может сразу же проверить правильность расчёта НДС. Автоматика может сразу выслать документы ответственным сотрудникам. В рамках системы электронного документооборота решение может быть принято также в режиме онлайн, и сформированный электронный документ пойдёт дальше.

Прошли те времена, когда по офису нужно было носить кипы бумаг. В общем, возникает то, что называют модным словом синергия - результат совмещения отдельных элементов оказывается больше, чем их сумма.

Разумеется, если бы всё вышенаписанное было правдой, рынок бы реагировал на это закупками подобных систем. Но что же с цифрами? На 2016 год глобальный рынок распознавания файлов уже перевалил за три миллиарда долларов, а в будущем обещает расти процентов по 14 в год. Как всегда, лидер - Северная Америка, и, как всегда, Азиатский регион развивается быстрее всех. В общем, ИТ-тренды для почти любого рынка выглядят одинаково.

И всё-таки, британские учёные научили нас - даже самое очевидное надо подтверждать актуальным цифрами. Подтверждаем!


01 июля 2018г. / Индустрия 4.0
33 | Обсудить в   
Кирилл Кожевников
Автор блога АйТи
10 главных технологических трендов на 2019 год
Кибер-шериф в цифровой Америке: DMCA
Верить нельзя никому. Мне - можно.
Масштаб и экономика кибер-угрозы: можно ли верить цифрам
Электронная, цифровая, прогрессивная
Инфобезопасность в компании: виновные и ответственные
Кибервор должен сидеть в кибертюрьме
пРи|||лиТЕ БNТкоиh NЛN МbI БYDЕМ пРиCbIлАТb пО 1 БайТу Ва|||иХ ДАННЫХ
Электронные архивы: рукописи не горят, не теряются и экономят время
Где хранить электронный архив: в облаках или под подушкой?
Банкоматы ломают не только кувалдой
Киберподкоп
Интернет чужих вещей
Где самое слабое звено?
Кирку в руки и полезай в шахту: вредоносный майнинг криптовалют
Главный вирус - между стулом и клавиатурой
Свободное плавание СЭД
И дела вести, и бобра спасти
Блокчейн - цепь неслучайностей
Телефоннер, сканертрон и роутербот против офисных сотрудников
Чем свободное ПО лучше, чем проприетарное?
Всевидящее складское око
Вкалывают роботы, счастливы банкиры
Еще по теме
Никакой лирики - только RPA

Никакой лирики - только RPA

Одно из назначений RPA-технологий – освобождение сотрудников от монотонной механической работы, например, переноса данных из одной системы в другую, разбора писем, обработки Excel-таблиц и проч. Использование программных роботов позволяет решить как минимум три группы задач.

60
10 главных технологических трендов на 2019 год

10 главных технологических трендов на 2019 год

Что год грядущий нам готовит? Блокчейн, квантовые вычисления, аугметированная аналитика и искусственный интеллект - так считает Gartner. А бизнесу необходимо либо изменяться и пробовать новые бизнес-модели, либо приспосабливаться.

79
Первая. Грузовая. Роботизированная

Первая. Грузовая. Роботизированная

Сектор грузовых перевозок стойко ассоциируется с такими понятиями, как пути, перегоны, вагоны, контейнеры… При чем здесь роботы, да еще и программные? Но стереотипы не помогают прогрессу. «Первая грузовая компания» внедрила роботов и не прогадала. Разберем пример.

141