Как люди представляют себе архив? Вряд ли это забитая бумажками подсобка, куда навалены разнообразные документы. Архив представляется более-менее упорядоченным местом хранения официальных документов.

 А что электронный архив? Расшаренная папка на сетевом диске, куда положили кучу сканов, док-файлов и экселевских таблиц? Увы, для того, чтобы файлопомойка стала электронным архивом, этого недостаточно.

Мухи от котлет

Для того, чтобы набор файлов превратился в электронный архив, нужно, по сути, две вещи:

• он должен соответствовать внутренним требованиям и нуждам компании,

• он должен соответствовать требованиям законодательства по архивному хранению.

Согласитесь, вы будете иметь несколько бледный вид, если зашедшая на дружеский разговор налоговая захочет от вас документы, которые вы отсканировали и спустили в шредер, дабы освободить кладовку под поле для мини-гольфа. Безбумажный документооборот - это хорошо, но если не использовать необходимые инструменты, то он так и останется утопией.
 

Нечего терять, кроме штампов

Разумеется, рука об руку с электронным архивом придёт система электронного документооборота (СЭД). Было бы нелогично трансформировать документ в электронный только на момент вывода из оперативного обращения. Если это можно сделать - то почему бы и не сделать это сразу? В конце концов, СЭД имеет свои очевидные преимущества над бумажным документооборотом.

 Не далее как вчера автор этих строк расспрашивал нового сотрудника о его бывшей работе и сочувствовал человеку, у которого абсолютно любое значимое действие или согласование проводилось через документы установленной формы и множество начальников, а каждое электронное обращение в их организацию распечатывалось и становилось бумажным документом. Подчеркну, человек рассказывал о своей БЫВШЕЙ работе и радовался согласованиям по электронной почте как ребёнок. Шёл 2018 год.

“Больше” -  значит “лучше”

Повторяется за СЭД и другая особенность электронного архива: он тем полезнее компании, чем она крупнее. Какой-нибудь средний бизнес сделает работу сотрудников за счёт ускоренной и упрощённой работы с архивными документами эффективнее процентов на восемь. А вот крупная компания с филиалами, разветвлённой структурой или государственная организация быстро перестанет понимать, как она работала до этого раньше со стандартными бумажными архивами.

Дело ведь не только в производительности труда и повышении эффективности использования офисов - документы перестанут теряться, информационная безопасность повысится, отчёты можно будет составлять автоматически, а найти нужный документ станет не сложнее, чем смешную картинку в интернете. Цифровизация документов - это индексирование и возможность быстрого поиска по нужным параметрам.
 

Ежедневно 42 минуты под завалом бумаг

Засилье бюрократии не только раздражает - оно обходится дорого. Конечно, точно подсчитать убытки невозможно, но ничто не мешает сделать грубые прикидки. 

“В среднем по больнице” за один день обычный сотрудник тратит 40-50 минут на работу с документами. Распечатывание, сканирование, подписи, отправка по электронной почте или даже (в особо тяжких случаях) факсом - всё это, в общем-то, не является той самой работой, ради которой человек учился, сдавал ЕГЭ, получал дипломы, ходил на интервью. Это лишь поддерживает её.

Несложная математика намекает: за 200 рабочих дней в году средний сотрудник тратит 130 рабочих часов на перекладывание бумажек. Почти человекомесяц! А в разнообразных ведомственных и государственных организациях этот показатель будет гораздо выше среднего - с понятным, если и удручающим результатом в контексте эффективности.
 

Созданы, чтобы запутывать

Электронные архивы, как и многое в ИТ, пришло к нам с Запада. Пока мы только начинаем использовать СЭД, там уже успели запутаться в разнице между различными их вариантами и задаются вопросом, чем отличаются, скажем, "document management systems", "document management software" или "document management solutions"?

По большому счёту и на самом деле - ничем. Директор по маркетингу компании DocuWare Мэри Ульямс даже честно признала, что эта "индустрия хорошо выполняет задачу сбивать с толку пользователей". 

Но пока маркетологи ломают копья на том, нужно ли всегда называть программы решениями или всё-таки это не обязательно, потребитель может смело это игнорировать и смотреть на суть вопроса.
 

Нехорошо забытое старое

Архив не обязательно создавать с нуля. Если у организации есть СЭД - электронный архив можно сделать на её основе. Мало того, если происходит смена СЭД, можно просто оставить большинство старых документов в старой системе, зафиксировать её и подгружать по мере необходимости. 

Конечно, если с каким-нибудь документом надо работать, сохранить связанную с ним переписку, то частичная миграция необходима, и переносить документ из одной системы в другую придется. Но это - вопрос тривиальной доработки и дальнейшей работы в автоматическом режиме. 

Рынок разнообразных систем электронного архива можно прикинуть лишь примерно. Это из-за того, что термин не слишком чётко определён,  а когда на это накладываются трудности перевода, точность падает совсем. И тем не менее, рыночные аналитики предсказывают ему рост до 6 миллиардов долларов к 2024 году. И это при том, что круг стран в исследовании был довольно ограничен, например, в Европе учитывались только Великобритания, Германия, Франция и Россия.

Иными словами, на деле будет только больше. А всё почему? Потому что неэффективные решения, в том числе, в контексте архивов в конечном счёте выливаются в гораздо большие траты, чем единовременные траты на внедрение ЭА и периодические - на поддержку. А ставшие больше ненужными бумаги из старого архива всегда можно сдать на макулатуру за дополнительные деньги! От рубля за килограмм. 

Услышав «электронный архив», обычно человек ассоциирует его с СЭД и хранилищем документов. Зачастую это так и есть, но основная ценность электронного архива – это создание единого информационного пространства предприятия с полным циклом работы с документами. Причём документами разного типа. 

Что является документом? Чертёж, CAD-модель, сборочная спецификация, видео, фото и т.д. и т.п. – это документы? По идее, да, и архив - это функция ECM-систем. Тем более сейчас, при современных тенденциях управлять «большими данными», т.е. абсолютно не структурированным разнородным контентом.

Что есть по сути та же СУЗ как не архив документов, обогащенный функциями экспертных сообществ, взаимодействия сотрудников и т.п.? 

Ярослав Макаров,коммерческий директор "Аплана. Центр Разработки"